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HILO Extranet 2.0 - Kommunikation & Zentralinkasso

HILO ist einer der ältesten Lohnsteuerhilfevereine, der mit rund 700 Beratungsstellen deutschlandweit jährlich ca. 100.000 Mitglieder betreut. Zur Weitergabe von Informationen von der Hauptverwaltung an die Beratungsstellen wurde bereits 2005 ein erstes Extranet umgesetzt. Nach 10 Jahren war es an der Zeit, dieses zu erneuern, zu modernisieren und auszubauen.

Die Umsetzung und Anbindung eines "Zentralinkassos" ist grundlegender Bestandteil des neuen Extranets und beschreibt den kompletten Prozess für die Abwicklung von Mitgliedsbeiträgen. Dies umfasst Funktionen wie:

  • Import von Mitglieds-, Beitrags- und Zahlungsdaten in das Extranet
  • Schnittstelle zur verwendeten Bank auf Seiten der HILO-Hauptverwaltung
  • Durchführung von Abrechnungen
  • Anbinden eines Mahnsystems
  • Anbinden eines Inkassosystems

Zur Verbesserung der internen Kommunikation und Erleichterung der Abwicklung der Mitgliedsbeiträge sollten in diesem Projekt zahlreiche Erweiterungen und Verbesserungen berücksichtigt werden. Das Extranet 1.0 war auf Basis der Skriptsprache ASP umgesetzt und wurde komplett ersetzt. Das Extranet 2.0 ist ein Relaunch der Vorgängerversion und wurde unter Verwendung des Flow-Frameworks (Basis PHP) sowie der JS-Bibliotheken jQuery und Knockout entwickelt.

Die Datenbankstruktur wurde komplett neu konzipiert und umgesetzt, um den erweiterten Anforderungen gerecht zu werden.

Es wurde eine Userverwaltung mit unterschiedlichen Zugriffsrechten eingefügt. Das Extranet 2.0 verfügt über fünf Berechtigungsebenen, die den Zugriff auf Funktionen und Entitäten einschränken.

Die Verwaltung der Beratungsstellen ist elementar für das Extranet, da sie die Grundlage für die Kommunikation zwischen Hauptverwaltung und Beratungsstellen bildet. So stellt die Hauptverwaltung unter anderem Anzeigen, Fachbeiträge, Termine und Pressenotizen zur Verfügung. Werbemittelbestellungen (sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig) können über das Extranet 2.0 erledigt werden. Dafür wurde sowohl die Produktpflege als auch die Verwaltung von Bestellungen integriert.

Die Webseite www.hilo.de wurde an das Extranet angebunden. Beratungsstellenbezogene Inhalte können durch den jeweiligen Leiter redaktionell direkt über das Extranet eingepflegt werden. Es ist kein weiteres Tool notwendig.

Die Mitgliederverwaltung wurde inkl. einer Schnittstelle zu "Steuersoft" umgesetzt. Diese Software nutzen die Beratungsstellen zur Verwaltung der Mitglieds- und Beitragsinformationen. Das Zentralinkasso wurde zur Beitrags- und Zahlungsverwaltung implementiert. Dieses umfasst eine Schnittstelle zur Bank auf Seiten der HILO-Hauptverwaltung. Diese ermöglicht den Import eingegangener Zahlungen (für die Mitgliedsbeiträge). Außerdem können Überweisungen und Lastschrifteneinzüge exportiert werden. Somit ist es möglich, komplette Abrechnungen durchzuführen. Dafür wurden auch ein Mahn- und ein Inkassosystem angebunden.

Exportfunktionen (für individuelle CSV-Listen für Mitglieds-, Beitrags- und Zahlungslisten), PDF-Rendering (für Abrechnungen, Visitenkarten, Zeitungsannoncen, etc.), FAQ und Statistiken runden die Funktionalitäten ab.

Lohnsteuerhilfeverein HILO Hilfe in Lohnsteuerfragen e.V.

Kommunikation zwischen Hauptverwaltung und Beratungsstellen inkl. kompletter Abwicklung von Mitgliedsbeiträgen

Eckdaten


Kunde

Lohnsteuerhilfeverein HILO Hilfe in Lohnsteuerfragen e.V.

Branche

Vereine

Leistung

Individualentwicklung


Technologien


Grafik TYPO3 Flow Grafik jQuery Grafik knockout Grafik TCPDF

Ergebnis


Das Extranet 2.0 bildet weiterhin die Schnittstelle zwischen der HILO-Hauptverwaltung und ihren rund 700 Beratungsstellen. Durch den stark erweiterten Funktionsumfang können darüber nun alle Prozesse im Zusammenhang mit den Mitgliedsbeiträgen abgebildet und abgewickelt werden, was die Administration stark vereinfacht. Das Extranet 2.0 ist somit das zentrale Arbeitsmittel des Lohnsteuerhilfevereins sowohl für die Hauptverwaltung als auch für die Beratungsstellen.